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제안서, 보고서는 자주 써도 어렵고 막막합니다. 제안서를 읽는 사람이 사장님이라면 눈 앞이 더욱 깜깜해집니다.

경영자는 우리가 작성한 제안서와 보고서의 데이터를 분석하고 그 안에서 의미 있는 것을 찾아내는 데 쓸 시간이 부족합니다. 그러니 간결하고 정확하게 내용을 전달할 수만 있다면 경영자의 빠른 결정을 받아낼 수 있겠죠

제안서에서 가장 중요한 부분은 바로 요약 보고서입니다. 보고서를 읽는 사람이 가장 먼저 읽는 부분이기 때문입니다. 요약 파트에서 강력한 인상을 주어야 제안서를 끝까지 읽게 만들 수 있습니다.

우리의 뇌는 일반적으로 단순하게 나열된 정보를 들을 때보다 흐름이 있는 이야기를 들을 때 더 활성화 된다고 합니다. 그러므로 요약 보고서를 데이터 스토리 형식으로 만들면 일반적인 요약 보고서 보다 기억에 오래 남고 강력한 효과를 얻을 수 있습니다.

그렇다면 데이터 스토리 형식으로 작성한 요약 보고서는 어떻게 작성해야 할까요?

데이터 스토리 형식과 이를 활용하여 작성한 요약 보고서의 실전 예시를 공개합니다. 

데이터 스토리 형식이란?

데이터 스토리를 활용해서 요약 보고서를 흥미로운 한 편의 이야기로 만들 수 있습니다.

1막에서는 상황에 대해 정확히 설명합니다. 그리고 2막에서는 상황을 파악한 후 문제점을 발견합니다. 이 때 변화가 필요한 데이터가 무엇인지 제시합니다.(생산량, 광고 효과, 고객 만족도, 인건비, 매출 등)

마지막으로 3막에서는 문제를 해결하기 위한 방안을 제시하고, 방안을 실행했을 때 기대되는 결말을 보여줍니다. 

조직이 추구하는 최종 목표는 결국 매출과 이익의 긍정적 변화이기 때문에 이 과정에서 조직 내의 저항과 구성원간의 갈등이 따를 수 있습니다. 경영자의 우선순위에 따라 평가되므로 경영 우선순위에 얼마나 부합하느냐에 따라 공들여 준비한 제안이 외면 받을 수도 있고, 채택이 되더라도 실행이 지연될 수 있다는 점은 기억하고 있어야 합니다. 

데이터 스토리를 적용한 요약 보고서 실전 예시

요약 보고서는 많은 보충 자료가 첨부된 제안서의 앞 부분에 활용해도 좋지만, 이 자체로 간단한 원 페이지 보고서로 활용해도 좋습니다. 이런 형태의 제안서는 회의에서 나눠주거나, 이메일로 보내거나, 의사결정자와 대화할 때  참고 자료로 사용하기 좋습니다.

마케터와 IT부서장의 요약 보고서 실전 예시를 공개합니다.

실전 예시 1: 마케터들은 데이터 분석을 통해 고객이 결제 과정에서 어떤 경험을 하느냐에 따라 매출이 달라진다는 사실을 발견했습니다. 현 상황 분석 내용과 문제점, 그리고 해결 방안을 보고서 한 장으로 아래와 같이 정리해서 이메일로 공유하였습니다. 

실전 예시 2: IT 부서장은 기반 시설이 오래되어 부원들이 효율적으로 일하지 못하고, 보안 사고가 발생할 위험성을 걱정하고 있습니다. 또한 이 문제와 더불어 현재 시스템의 유지보수 비용이 상승하는 문제까지 해결하기 위해 아래와 같이 요약 보고서를 정리하여 회의 시간에 공유하였습니다. 

낸시 두아르테 - 『데이터 스토리』를 통해 프레젠테이션 전문가의 요약 보고서 작성 팁을 알아보았습니다. 데이터의 분석 결과를 설명하는 데 어려움을 겪으시는 분들은 아래의 도서를 참고하시기 바랍니다.

본문에서 소개한 제안서 템플릿은 여기에서 다운로드 받으실 수 있습니다.